مديريت زمان
August 24th, 2010
مطلب حاضر با توجه به پرزنته آقاي دكتر ناصر علي رمضاني در جلسه انجمن علمي فرهنگي آهار و تكميل آن در سايت ارائه مي شود.
1- مقدمه
مديريت زمان مجموعهاي از مهارتهاست كه شما را در استفاده مؤثر از زمان كمك ميكنند. ابتدا دلايل استفاده نكردن مردم از مديريت زمان و مزاياي حاصل از مديريت زمان را مورد بررسي قرار ميدهيم.
احتمالاً روشنترين دليل عدم استفاده از مديريت زمان اين است كه مردم نميدانند مديريت زمان چيست. دليل دوم سستي و تنبلي است؛ بعضي از مردم فاقد هدف و انگيزش لازم براي برنامهريزي مؤثر هستند. گروه سومي كه از مديريت زمان استفاده نميكنند آنهايي هستند كه دوست دارند تحت فشار و تنگي وقت (دقيقه نود) و شرايط بحران كار كنند.
ممكن است در شرايطي استفاده نكردن از مديريت زمان توجيهپذير باشد اما مزاياي استفاده موفق از مديريت زمان هر گونه دليل يا توجيه را رد مي كند. مديريت زمان كمك ميكند كه تعيين كنيد كدام يك از كارهايي كه انجام ميدهيد مهمترين هستند. اين عمل به شما اين امكان را ميدهد به برخي فعاليتها اولويت زيادي دهيد و برخي از فعاليتها را حذف كنيد. همچنين مديريت زمان به شما كمك ميكند كه از طريق حذف مزاحمتها و فعاليتهاي غيرضروري، مدت زماني كه واقعاً كار ميكنيد را افزايش دهيد. يكي از وجوه رضايت بخش مديريت زمان كاهش استرس در زندگي است. كاهش سطح استرس موجب بهبود سلامت روحي و جسمي ميشود.
2-1- چگونه وقت خود را ميگذرانيد؟
وقتي تصميم گرفتيد كه از استراتژيهاي مديريت زمان استفاده كنيد، از همان زمان بايد شروع كنيد. اولين قدم تحليل و بررسي روشي است كه در حال حاضر از وقت خود استفاده ميكنيد. اين كار نبايد از طريق حافظه انجام شود. ممكن است شما اكثريت زمانهاي بيكاري خود را به ياد نياوريد يا قادر نباشيد زمانهايي را كه صرف مكالمات طولاني ميكنيد دقيقاً بياد آوريد. براي ثبت نحوه گذراندن وقت ميتوانيد از يك دفتر يادداشت، دفتر گزارش فعاليت يا يك دفتر برنامهريزي با بخشهاي تفكيك شده به ساعت براي رديابي فعاليتها استفاده كنيد. نه تنها آنچه كه در طول روز انجام ميدهيد بلكه احساس خود (خسته، پرانرژي، عصباني، بيحال و …) را ثبت كنيد. هر وقت كه فعاليت خود را تغيير ميدهيد، نوع فعاليت و زمان شروع آن را ثبت كنيد.
پس از ثبت فعاليتها براي چندين روز، يادداشتها آماده براي تحليل هستند. خيلي از فعاليتهاي ثبت شده در گزارش به صورت بارز ديده ميشوند چرا كه وقت زيادي صرف آنها شده است. ديگر حوزه مهم در يادداشتها، فعاليتهاي غيرضروري است كه در طول روز انجام دادهايد. وقتي اين فعاليتها به صورت جداگانه ديده شوند خيلي زمانبر نيستند اما وقتي دستهبندي شوند، زمان كل آنها ممكن است قابل ملاحظه باشد. تحليل فعاليتهايتان كه در گزارش ثبت شدهاند در قدم بعدي، يعني اولويتبندي فعاليتها، به شما كمك خواهد كرد.
2-2- اولويتبندي فعاليتها
اولويتبندي يكي از مهمترين قدمهاي مديريت زمان است. اين عمل كمك ميكند كه موارد زمانبر كه نه اوقات خوشي را ترتيب ميدهند و نه كمك ميكنند كه به اهداف خود دست يابيد را حذف كنيد. اين مرحله بيشترين تغيير در جهت افزايش زمان را به دنبال دارد. با تصميم گيري در خصوص فعاليتهايي كه بايد انجام دهيد و فعاليتهايي را كه بايد حذف كنيد اولويتبندي را آغاز كنيد.
براي تصميمگيري در خصوص فعاليتهايي كه بايد انجام دهيد، فعاليتهايي را تعيين كنيد كه از آنها لذت ميبريد و آنها را خوب انجام ميدهيد. خيلي مهم است كه هم از نظر حرفهاي و هم از نظر شخصي از كاري كه انجام ميدهيد لذت ببريد. در گزارش خود كارهايي كه از آنها لذت ميبريد و كارهايي كه براي شما خوشايند نيستند را مشخص كنيد. اكثريت روز شما بايد صرف كارهايي شود كه از انجام آنها لذت ميبريد.
در حالي كه مهم است از انجام يك كار لذت ببريد، نيز مهم است كه آن را خوب انجام دهيد. در تعيين اينكه چه كارهايي را انجام دهيد و چه كارهايي را تفويض كنيد، شناخت نقاط قوت و ضعف شما حياتي است. تلاش نكنيد مسئوليتهايي بيش از آنچه ميتوانيد به صورت معقول انجام دهيد را به عهده گيريد. بعد از تعيين كارهايي كه از آنها لذت ميبريد و آنها را خوب انجام ميدهيد، شما آماده هستيد كه فعاليتهاي غيرضروري در زندگي خود را دور بريزيد. تمام منابع موجود خود را پيدا كنيد و فعاليتهايي را كه بيش از توان خود ميدانيد تفويض كنيد. بعد از اينكه فهرست كارهاي روزانه را به ميزان قابل قبولي از مسئوليتها كاهش داديد، زمان برنامهريزي فرا ميرسد.
ادامه مقاله …
